Sistema Integrado de Gestión de Proyectos, Fiscalización, Contratación y
Ejecución de Obras
Manual de
Análisis de Precios Unitarios
TEDEIN S.A. 2012 - 2014
El sistema funciona en la plataforma web, de modo que puede ser accedido desde dentro del GADPP utilizando una intranet o desde el Internet.
Para poder ingresar al sistema colocamos el nombre de usuario y password en los campos solicitados, a continuación damos clic en “Continuar”.
Si el usuario ha olvidado su contraseña es posible solicitar una nueva contraseña al hacer clic en la parte inferior “Olvidó su contraseña?”; ingrese su correo electrónico y haga clic en el botón “Aceptar”. El sistema responderá enviando a su correo una nueva contraseña para que pueda ingresar.
Una vez que ha ingresado en el sistema este le pedirá que escoja su perfil de usuario. Los perfiles se definen en el módulo de administración del sistema y generalmente existe un único perfil para cada usuario, con excepción de aquellos que pueden hacer tareas de administración en el sistema. Seleccione su perfil haga clic en “Entrar” para continuar.
La pantalla de bienvenida está formada por un menú donde aparece como título el módulo o sección en la que se halla trabajando, varias opciones de menú y el tiempo de sesión que le resta para que el sistema responda a los comandos ingresados sin necesidad de volver a conectar.
El tiempo de la sesión se define por cuestiones de seguridad de modo que si se abandona el computador por alguna razón, no hayan intromisiones ni accesos no autorizados. El sistema por defecto fija en 20 minutos el tiempo de sesión, y corresponde al período luego del cual el sistema expulsa al usuario del sistema si no existe actividad usuario-sistema. Este tiempo puede ser modificado por el administrador del sistema.
Antes de comenzar con el Análisis de precios unitarios, es necesario que los datos necesarios para el correcto funcionamiento se encuentren registrados en el sistema. El ingreso de estos datos deben llevar un orden lógico, el cual se detalla a continuación.
Las tres partes principales con las que consta la pantalla de Registro y mantenimiento de ítems son: Materiales, Mano de Obra y Equipos.
Desde esta pantalla se puede ingresar directamente a trabajar ya sea con Materiales, Mano de Obra o Equipos.
En la zona superior de la página se halla una barra de herramientas con tres botones que permiten acceder a cada tipo de ítem (grupos), y un buscador para localizar un determinado ítem en el árbol de los diferentes grupos.
En el buscador, al escribir el nombre de un ítem, se despliega en forma automática un menú de posibilidades de orientar la búsqueda.
Al hacer un clic en buscar, aparecen señalados en el árbol las coincidencias encontradas.
Si se hace un clic con el botón derecho del ratón sobre un elemento del árbol de ítems, aparece un menú correspondiente al tipo de elemento señalado.
La zona derecha de la pantalla muestra los datos más importantes de cada ítem, subgrupo o grupo. Al hacer un clic en el triángulo que aparece antes del nombre del grupo o subgrupo se muestra u oculta su contenido a manera de árbol.
Equipos:
Es posible editar los grupos, crear nuevos grupos y subgrupos, al dar clic derecho sobre un grupo específico. Eliminar grupo aparecerá solo el momento que dicho grupo no contenga ningún subgrupo.
Al igual que con los grupos es posible editar, crear y agregar un nuevo ítem haciendo uso del menú que aparece al hacer clic derecho sobre un subgrupo. La opción de “eliminar subgrupo” aparecerá solo si este se halla vacío, es decir, que no contiene ningún ítem.
También podemos eliminar, crear un nuevo ítem o editar el ítem dando clic derecho sobre el mismo.
Esta pantalla es similar a la presentada para crear nuevos ítems.
Nueva mano de obra:
Nuevo equipo:
La pantalla de registro de precios es similar a la de registro de ítems. Esta está organizada como un árbol con los diferentes materiales organizados por subgrupos. Dentro de cada material aparecen las distintas listas de precios y al hacer un clic en ella, aparece en la zona derecha de la pantalla el detalle de los precios y las fechas en que se definieron.
El casillero con borde morado que muestra el precio del ítem, en el cual se puede escribir para modificarlo. Para escribir en el se debe hacer doble clic, y para aceptar el valor introducido se usa la tecla Enter. Los valores no se almacenan en el sistema hasta que no se haya presionado el botón “Guardar”. El botón “Nuevo precio” permite crear un nuevo precio para el ítem en la lista señalada.
Los elementos que dispone esta pantalla son: botones de acceso a materiales, mano de obra y equipos.
El buscador tiene la misma funcionalidad que en la pantalla de registro de ítems, al igual que el botón “cerrar todo”.
“Fecha por defecto” sirve para fijar una fecha por defecto para la actualización de los precios al hacer clic en el botón “Nuevo Precio”.
Finalmente tenemos una fila de botones que nos permite interaccionar con esta pantalla.
El primero de los botones es “Todos los lugares” y se refiere a que la información desplegada en la zona derecha de la pantalla será una lista de precios específica o que se muestren los precios de todas las listas. Al hacer un clic en este botón el árbol reemplaza los nombres de los lugares o listas de precios por un sólo elemento etiquetado “Todos los lugares” y al hacer un clic en él, se despliega en la zona derecha los precios del ítem de las distintas listas y fechas.
En estas condiciones, el botón “Nuevo Precio” permite crear un nuevo precio del ítem en todas las listas. Se puede fijar la fecha del nuevo precio mediante “Fecha por defecto”.
El menú que se despleiga al hacer un clic derecho sobre la lista de precios desaparece mientras se visualice el elemento “todos los lugares”. Para regresar a ver las listas de precios en forma individual se debe hacer otro clic sobre el botón “Todos los lugares”, con lo cual el color de este botón cambia a desactivado y nuevamente se despliegan los nombres de las listas de precios.
El menú que se despliega al hacer clic derecho sobre el lugar (lista de precios) nosp ermite crear nuevas listas, eliminarlas o editar sus datos. Si se selecciona eliminar, el sistema muestra un mensaje de confirmación antes de proceder. Sólo es posible eliminar listas de precios que no hayan sido utilizadas en alguna obra. Si una lista de precios ya ha sido utilizada en una obra, la opción del menú aparece desactivada.
El segundo botón es “Todas las fechas”, que al estar desactivado muestra en la zona derecha los precios de todas las fechas. Si se requiere consultar los precios a una fecha determinada se debe usar esta opción. Al hacer un clic en este botón aparece un menú:
Al seleccionar una de las opciones aparece un espacio para ingresa la fecha.
Una vez que se haya ingresado la fecha se debe presionar el botón “Refrescar” para volver a cargar los precios de acuerdo a la condición y a la fecha seleccionada.
El siguiente botón es “Reporte” y sirve para obtener un reporte de precios del sistema. Al hacer un clic sobre este botón se muestra un menú donde se deben definir las condiciones para la generación del reporte. Estas son:
•Columnas a imprimir además del código y el nombre del ítem
◦Transporte
◦Unidad
◦Precio
◦Fecha de actualización
•Orden de impresión
◦Alfabético: por nombre del ítem
◦Numérico: por código del ítem.
•Lugar y fecha de referencia
◦Lugar o lista de precios
◦Fecha a la cual se imprimen los precios más recientes o vigentes.
En la ilustración aparecen seleccionadas las columnas Unidad y Precio, el orden es alfabético y se imprimirá el reporte de la lista Guayllabamba con precios al 27 de diciembre de 2013.
Para seleccionar otras columnas haga clic sobre los botones bajo el título “Columnas a imprimir”.
Todas las listas de precios definidas para materiales aparecerán cuando el reporte a imprimir sea de materiales, de la misma manera, aparecerán las listas definidas para equipos si el reporte es de equipos.
Mientras se genera el reporte aparece la leyenda:
Una vez que se haya generado el reporte se debe hacer un clic en cerrar. Al hacer un clic en cerrar el reporte se sigue generando y aparecerá una ventana de descarga cuando este esté listo.
Un ejemplo de reporte se muestra a continuación.
El botón Items sirve para ir a la pantalla de registro de Ítems.
El botón Mantenimiento de precios nos lleva a una pantalla que ayuda de una forma más ágil al mantenimiento de precios de una lista y fecha específica.
En esta pantalla se debe escoger el lugar o lista de precios, la fecha de referencia, y materiales, mano de obra, equipos o “Todos” los ítems, y luego hacer un clic en “Consultar”.
Si se desea crear nuevos precios, seleccione la fecha a la cual se desea crear nuevos precios, presione Consultar y edite los precios de los ítems deseados. Al presionar Guardar, se crean los nuevos precios (sólo de los modificados) a la fecha que se seleccionó. Para verificar se debe visualizar la fecha que se actualiza una vez que se edita el valor del precio de un ítem y se le da un clic en el botón Guardar.
La columna copiar sirve para crear precios con los mismos valores a la fecha señalada en el casillero “fecha” en la lista de precios señalada.
Esta pantalla sirve de igual forma para el mantenimiento de precios de Materiales, Mano de obra y Equipos.
La pantalla muestra todos los precios de la lista vigentes a la fecha. En la parte interior de la misma aparece una estadística del número de registros mostrados.
Pantalla para el registro de precios por Volumen
El botón Registrar muestra una pantalla para fijar los precios ingresados para su uso en los análisis de precios. Esto esparte de un flujo de trabajo que permite usar sólo los precios que han sido registrados una vez que se ha revisado los valores ingresados para evitar posibles fallas o errores en la elaboración de los presupuestos.
En esta pantalla se pueden corregir los valores d ellos precios en caso de ser necesario. Si los precios fijas están correctos, se debe poner un visto en los valores a registrarse.
La opción del menú APU → Rubros nos lleva la pantalla de análisis de precios unitarios o administración de rubros.
Desde esta pantalla se puede consultar la estructura de un rubro existente en el sistema, crear uno nuevo, borrar uno existente, modificar la composición de un rubro y ver el detalle de precios con o sin desglose de transporte de un rubro específico.
Para el cálculo de transporte se pueden manejar varias distancias al peso (P: capital de cantón y P1: especial) y al volumen (V: materiales pétreos para hormigones, V1: materiales pétreos para mejoramiento y V2: materiales pétreos para carpeta asfáltica).
La pantalla de ingreso está dividida en tres partes: barra de comandos, datos del rubro, lista de precios e ingreso de ítemes en la composición del rubro y el detalle de su composición organizada por equipos, mano de obra y materiales. Esta estructura se modifica ligeramente cuando se presenta además los valores de los precios incluyendo transporte y los costos indirectos.
Los comandos disponibles en esta pantalla son los siguientes:
Comandos iniciales:
Comandos al trabajar con un rubro en pantalla.
Lista: Muestra una ventana donde se pueden buscar rubros ingresados al sistema.
En esta pantalla se puede realizar búsquedas por código o por el nombre o descripción del rubro. Las búsquedas pueden ser con criterios como “Empieza con”, “Contiene” o “es igual a”, además se puede obtener el resultado de la búsqueda ordenado por el código o la descripción en forma ascendente o descendente. Al presionar el botón Buscar se muestra el resultado dela búsqueda.
La ilustración a continuación muestra el resultado de buscar por descripción, rubros que contiene la palabra “cemento”, ordenado por código en forma ascendente.
Para seleccionar un rubro se debe hacer un clic en el botón junto al registro deseado.
El botón Reporte de esta lista permite exportar esta lista a un archivo pdf, esta lista genera el siguiente reporte.
El sistema carga en la pantalla de rubros el registro seleccionado y lo muestra en detalle organizando los ítemes en equipos, manos de obra y materiales. Por ejemplo, al buscar y cargar un rubro con la palabra concreto se tendría:
El rubro en detalle se muestra como:
Nuevo: El botón nuevo limpia la pantalla y la prepara para el registro de un nuevo rubro.
En esta pantalla se deben llenar todos los campos de la sección rubro antes de proceder a ingresar los ítems de su composición, los cuales pueden ser ingresados en cualquier orden. Para añadir ítems use la sección:
Al hacer un clic en el casillero de código, vuelve a aparecer la pantalla de búsquedas para permitirnos buscar el ítem deseado luego al seleccionarlo de la lista se regresa a la pantalla de rubros y se completan los datos de cantidad y rendimiento. El rendimiento sólo se define para equipos y manos de obra, si se ingresa un valor de rendimiento para materiales, el sistema lo desecha automáticamente.
Para completar el proceso de inclusión del ítem en el rubro se debe presionar el botón Agregar (“+”).
Los botones Guardar, Canelar y Borrar sirven para almacenar los datos del rubro en el sistema, descartar cambios o eliminar el rubro del sistema respectivamente. Sólo los rubros que no hayan sido utilizados en una obra podrán ser eliminados.
El botón “Copiar composición” permite crear un rubro en base a uno existente. Al hacer un clic en este botón aparece una ventana donde se selecciona el rubro desde el cual se ha de copiar la composición al rubro en pantalla que se está creando. Los ítems del rubro seleccionado se añaden a los existentes del rubro en pantalla.
Para poder usar este botón se debe crear primero la cabecera del rubro y hacer un clic en el botón Guardar. Con esto se llenan los datos de la sección Rubro de esta pantalla.
Para copiar la composición se hace un clic en el ícono y seguidamente se confirma la orden. Los ítems del rubro seleccionado se añaden a los del rubro que se tiene en pantalla.
Si se desea corregir la composición, se puede dar doble clic en el ítem en cuestión, para que sus datos se copien en la zona de edición y se poderlos corregir.
En el caso de que se desee eliminar un ítem se debe usar el botón “Eliminar” que aparece al lado derecho de cada ítem en la composición del rubro.
Para editar o modificar un ítem ingresado en el rubro, haga doble clic sobre la línea correspondiente en cualquiera de las secciones (Equipo, Mano de obra o Materiales) y aparecerán los datos en la sección Items.
Calcular: este botón cambia el aspecto de la pantalla para mostrar los precios de los componentes del rubro incluyendo los costos indirectos.
Por defecto se toman los valores de 10 km para las distancias al peso, 20 km para volumen y los valores de VOLQUETA 8 M3 para volquete y CHOFER LIC. TIPO E para chofer. Fije los valores deseados de las distancias y las listas de precios para el cálculo del transporte.
Los precios que se despliegan son los correspondientes a la lista de precios seleccionada, a la fecha fijada en pantalla y al valor del porcentaje de costos indirectos.
Borrar: Borra el Rubro y toda su composición de insumos. Para poder borrar es necesario que el Rubro no se encuentre registrado y que no sea utilizado en una obra.
Registrado: Sirve para registrar o desregistrar el rubro. Al presionar este botón, aparecerá un mensaje que confirme si desea registrar el Rubro. Y una vez registrado el rubro, no se podrá realizar modificaciones en el mismo, a menos que se lo desregistre. Al registrar el rubro, se asigna la fecha del registro, al lado derecho del mismo.
Transporte: Sirve para ingresar las variables de transporte. Al presionarlo, aparecerá una ventana donde se deben ingresar los valores del transporte al peso y volumen. Estos valores van a afectar directamente al cálculo del precio unitario del Rubro. Este precio, incluido el transporte se lo puede ver solamente cuando se presiona el botón de Impresión del Rubro.
Imprimir: genera un reporte del rubro en formato dpf, con los parámetros seleccionados de lista de precios, fecha, costos indirectos y las variables de transporte ingresadas. Se presenta una pantalla pidiendo que seleccione la fecha de impresión del rubro y si se desea o no con desglose de transporte.
El resultado es: